GDPdU ab 2017 für alte Kassen- und Waagensysteme

Die sog. GDPdU, also >Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen< bezeichnen eine vom Bundesfinanzministerium erlassene Verwaltungsvorschrift. Diese ist seit 2002 in Kraft getreten und in einem Schreiben von 2010 noch weiter konkretisiert worden ist. Ziel ist die Minimierung von Kassenmanipulationen und damit verbundener Steuerhinterziehung, insbesondere in bargeldintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Hotellerie.

Betroffen sind alle Kassen- und Waagensysteme, die elektronisch arbeiten und somit Daten erzeugen, die steuerlich relevant sind. Diese sind nun lückenlos zu dokumetieren. Als Faustregel gilt: vollständig, unveränderbar, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar.

Es müssen die Einzelbuchungen gesichert werden. Endsummen reichen nicht mehr aus.

Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre.

Die Übergangsfrist für sog. Altsysteme endet am 31.12.2016. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich aktuelle bemühen, die technische Anpassung zu realisieren.


Mit der HeeroSoft-GDPdU-Schnittstelle können Ihre älteren Kassensysteme oder Waagen nachträglich GDPdU konform unterstützt werden. Voraussetzung ist, dass die Daten als Langbon mit den einzelnen Positionen/Umsätzen exportiert werden können. Der Steuerausweis ist ebenfalls wichtig.

Auf Basis dieser Daten erstellt die HeeroSoft-GDPdU-Schnittstelle eine Ausgabe im Idea-Format, Grundsatz jeder aktuellen Betriebsprüfung. Diese Daten entsprechen den o.g. Voraussetzungen:

  • Vollständig. Der vollständige Langbon gilt als Voraussetzung. Diese Daten werden von der Schnittstelle aufbereitet und nach Idea transportiert
  • Unveränderbar. Speichern Sie die erzeugten Daten auf einen nicht veränderbaren Datenträger wie CD oder DVD, der final abgeschlossen/gebrannt wird
  • Jederzeit verfügbar. Lagern Sie eine Kopie jeweils im Betrieb und beim Steuerberater
  • Unverzüglich lesbar. Der Betriebsprüfer nimmt den Datenträger und fügt ihn in sein CD/DVD Laufwerk ein
  • Maschinell auswertbar. Der Betriebsprüfer greift auf die Zip-Datei auf dem Datenträger zu. Die Idea-Software öffnet die XML-Datei und stellt die Daten dem Prüfer zur Verfügung.
Man sieht, es ist kein Hexenwerk.

Eine teure Neuanschaffung oder Programmaktualisierung seitens des Herstellers ist damit nicht mehr notwendig.

Die bisherigen Auflagen zur Protokollierung, z.B. Wechsel der Bonrollen usw. bleiben nach wie vor bestehen.


Auf der linken Seite listen wir Ihnen die bereits unterstützten Systeme auf. Ist Ihres nicht dabei? Fragen Sie unverbindlich bei uns nach.

Die oben aufgeführten Inhalte habe ich nach bestem Wissen und Gewissen zusammengeführt und stellen keine Beratung dar.